Nuevo Ingreso El alumno se presenta a Registro donde le otorgarán la hoja de matricula.
El alumno presenta copias de sus documentos básicos: Fotografía, copia de cédula y copia de su diploma de bachiller (puede presentar copia de notas de V año) el cual queda en Registro.
Registro inscribe al alumno en los libros de matricula e ingresa al sistema, si no trajere completos sus documentos firmará una carta compromiso.
Después de registrada la matricula en el sistema, el estudiante se envía a caja para a pagar.
El estudiante después de pagar en caja pasa a registro para la foto de carné y llenado de póliza de seguros.
El alumno se retira de registro.
Nota: Si el alumno paga de inmediato sus convalidaciones se le pone en el año correspondiente de lo contrario queda en listas de primer año.
Reingreso El alumno se matricula en Registro donde le otorgarán la hoja de matricula, si el alumno esta moroso y el sistema lo rechaza se enviará a cartera y cobro para autorizar la matricula.
Los datos del estudiante se registran en libros de matricula y en el sistema.
El estudiante después de pagar en caja pasa a registro para la foto de carné y llenado de póliza de seguros.
El alumno se retira de registro.
Validación y seguimiento de documentos pendientes de alumnos
El alumno es matriculado e ingresado en el sistema de registro.
Registro imprime lista de alumnos con documentos pendientes.
Registro se presentará a cada aula para dar seguimiento a los estudiantes que no están solventes de documentación (primer aviso).
El alumno se presenta a registro para ver su situación y entrega justificación debida.
El estudiante firma un acuerdo de entrega de documentos a más tardar al finalizar el I cuatrimestre del año en curso (segundo llamado). El alumno tendrá un año para solventar sus documentos.
Registro pasa un informe de los estudiante que transcurrido el año no se pusieron solventes con documentos.
El alumno con documentos pendiente no se podrá matricular en el año siguiente.
Convalidaciones El estudiante presenta su certificado de notas original y copia a la Facultad, junto con el temario o programa de la asignatura recibida en la universidad de procedencia.
El coordinador y secretario académico realiza un estudio minucioso de sus asignaturas para hacer las convalidaciones según pensum vigente.
Después de realizado el estudio se pasa al Decano para su autorización.
El estudiante retira de la Facultad formato de convalidaciones, aprobado por Decano y Secretaría Académica.
La Secretaría Académica de la facultad carga la obligación en el sistema (según asignaturas a convalidar) y remite el formato a Registro.
El alumno se dirige a caja para pagos correspondientes de sus convalidaciones.
El alumno lleva el recibo de pagos de convalidaciones a la Facultad para posteriormente ser remitido a registro junto con sus documentos quien realizará el acta de convalidaciones.
Registro emite sus convalidaciones en tres días hábiles firmada por Secretario General.
Inscripciones Los Secretarios Académicos pasarán ofertas educativas a registro.
La facultad prepara hoja de inscripción para los estudiantes, a continuación se aplica a los estudiantes (de acuerdo apellido y fecha) en las aulas de clases dos semanas después de iniciado el cuatrimestre.
Una semana después de realizada las inscripciones la Secretaría Académica de la Facultad las introduce en el sistema y las envía a Registro Académico.
Registro emite las actas de notas y listados de cada aula según inscripción de estudiantes a las facultades.
Las Facultades entregan a sus docentes listados de alumnos y actas.
1- Las actas de notas es un documento legal que emite el Departamento de Registro.
2- Cada acta debe ser llenada por el profesor con mucha cautela evitando errores, manchones y suciedades en la misma.
3- El acta generalmente es otorgada por el Departamento de Registro conteniendo el nombre del estudiante y los datos generales de la asignatura.
4- El año lectivo que aparece en las actas es el año que cursa el estudiante (I año 2008)
5- El Período, se escribe el inicio y finalización del cuatrimestre según calendarización.
6- Registro estará emitiendo actas de calificaciones solo para alumnos rotativos, estas se estarán dando a los docentes cuando finalicen cuatrimestre.
7- Las actas de los alumnos convalidados se llevará a cada profesor por los asistentes de cada facultad.
8- Si el alumno no se presenta a un examen se debe poner en la casilla NSP.
Admisión
